Los poderes notariales, una tarea pendiente en la transformación digital de las compañías

Para muchos departamentos jurídicos, la gestión de los poderes notariales es uno de los peores quebraderos de cabeza. Especialmente en grandes compañías cuyo negocio descansa sobre la firma de actos jurídicos, con un gran volumen de representantes legales que entran y salen del organigrama. A preguntas cómo “¿Quién está autorizado para firmar la renovación del alquiler de las oficinas?”, las empresas pueden encontrarse ante una caótica lista de 8000 apoderados en hojas de Excel desactualizadas. Una labor exhaustiva a la que un sistema de gestión de poderes notariales puede darle respuesta.

Para resolver este problema, la tecnológica Branddocs ha diseñado una plataforma digital para lograr una gestión precisa y automática de los poderes notariales. Branddocs Identity Governance es una plataforma SaaS (Software as a Service) que automatiza la creación y la gestión de los poderes, así como sus revocaciones, mientras ofrece una monitorización continua de su uso. La herramienta coordina con el notario las citas, las comunicaciones y la recepción de las copias de las escrituras también de manera automática, integrando a los notarios de la compañía en la misma plataforma.

Branddocs Identity Governance funciona como un contenedor de poderes muy sencillo de consultar, facilitando una puesta en marcha inmediata. Además, esta tecnología está acreditada por más de 15 certificaciones de seguridad específicas, por lo que blinda la información y garantiza la seguridad y la privacidad de los datos. Finalmente, al mismo tiempo que preserva las evidencias de todos los procesos de manera cualificada como Prestador de Servicios de Confianza.

Un servicio único en el mundoCon este servicio pionero en Europa, Branddocs quiere aportar una solución que agilice las transacciones digitales del sector jurídico. Un sector “tradicional” y apegado a los trámites en papel, como así compartían ponentes de la talla de Aitor Cubo, director de transformación digital en el Ministerio de Justicia, o Richard Susskind, experto británico en LegalTech, durante la celebración del NewLaw Summit 2022. El evento, organizado el pasado marzo por PwC, reunía a las mejores figuras y soluciones de la transformación digital en la función legal, entre las que se encontraba Branddocs Identity Governance.

“El interés que generó nuestra plataforma fue impredecible para nosotros”, afirma Antonio Ramilo, VP Sales & Partnerships en Branddocs. “Muchos profesionales en ocasiones creen que este tipo de herramientas complican su trabajo o no permiten ejercerlo acorde a la ley. Pero se trata de todo lo contrario, de ganar comodidad, rapidez y seguridad con total cumplimiento”, prosigue el directivo.

Los notarios en el centro de la transformación digitalA través de Branddocs Identity Governance, la tecnológica quiere ayudar a las grandes compañías públicas o privadas, a mejorar la organización de su identidad corporativa y evitar el uso fraudulento o ilícito de los poderes. No obstante, el interés de Branddocs también radica en acercar las ventajas de las aplicaciones digitales al notariado, un colectivo de profesionales imprescindible para la economía que, por ley, todavía no puede funcionar de una manera 100% online.

En España, el Reglamento Notarial vigente impone al notario “dar fe” de la identidad, la capacidad, la legitimación y la libre voluntad de los intervinientes, garantizando así la legalidad del trámite. Una validación que, según el mismo artículo 1 de dicha norma, debe ser acorde a lo que el notario “ve, oye o percibe por sus sentidos”. Si bien no existe ninguna imposición expresa, el artículo 1 sugiere que esa validación solo se puede efectuar de manera presencial. A ello se suma la firma de la escritura matriz, es decir, del documento original que elabora el notario para completar su autorización, que sí debe ser manuscrita según el mismo Reglamento.

Estas restricciones impiden que muchos trámites con el notario se puedan completar en la distancia, sin necesidad de desplazamientos ni citas previas. Algo que para Christoph Sauerwein, CEO en Branddocs, responde a una “clara falta de adecuación a las capacidades tecnológicas actuales”, tal como se evidencia en la propia Disposición Transitoria Undécima de la Ley del Notario.

Según Sauerwein, ya existen suficientes herramientas de identificación, firma electrónica y video-asistencia que podrían convertir esa situación presencial en digital, generando las mismas garantías notariales e incluso aumentando su seguridad. “Si unimos la fe pública del notario a tecnología especializada en detectar el fraude de identidad, tendríamos gestiones notariales todavía más seguras y cómodas al mismo tiempo”, asegura. El directivo cree que, si los notarios se digitalizaran por completo, la economía en general adquiriría “una aceleración y competitividad muy beneficiosa” para España.

Aunque Branddocs Identity Governance no pueda digitalizar la totalidad de los trámites notariales, la solución incorpora la digitalización de aquellos procesos que sí lo permiten, y sitúa al notario como protagonista imprescindible de una solución que agiliza la gestión de los poderes corporativos. Dos “importantes pasos”, como afirma Sauerwein, que aspiran a beneficiar la carrera digitalizadora del notariado y su presencia en una transformación digital que afecta a toda la sociedad.